Présentation

Chez la Mutuelle, nous nous engageons à protéger et respecter les renseignements personnels de nos titulaires de police et de nos partenaires. Notre Politique de confidentialité énonce les principes sur le recueil, la protection, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels. Tous les employés doivent se conformer à la Politique de confidentialité pendant l’exécution de leurs fonctions quotidiennes.

Les renseignements personnels sont recueillis par la Mutuelle et ses représentants dans le but d’établir et de maintenir des communications avec les clients; d’évaluer les applications d’assurance, y compris la souscription et l’établissement des tarifs en ce qui concerne les polices; de vérifier l’information; de l’investigation et le règlement des sinistres; de déceler et empêcher la fraude; d’analyser les résultats d’affaires; et d’agir là où la loi l’exige ou l’autorise.

La Mutuelle explique à ses clients la justification du recueil des renseignements personnels au moment ou avant le recueil de ceux-ci. Nos clients à tour de rôle doivent consentir, implicitement ou expressément, au recueil des renseignements personnels. C’est notre promesse de nous assurer que les renseignements personnels recueillis au nom de nos clients ne sont utilisés qu’aux fins initialement prévues.

Nous prenons très au sérieux notre engagement à la protection des renseignements personnels.

La protection des renseignements personnels au Canada

Législation fédérale

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) établit les normes et règlements régissant le recueil, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par les organisations du secteur privé.

La loi influence la manière dont les sociétés privées, les agences fédérales, et les organisations et associations sans but lucratif traitent les renseignements personnels. En même temps, la loi établit clairement un code de pratiques qui s’assure que les renseignements personnels des Canadiens sont traité de manière respectueuse et confidentielle.

La LPRPDE est basée sur dix principes établis par le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (Code type de la ACN). Reconnus à titre de norme canadienne en 1996, ces principes abordent les façons dont les organisations devraient recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels. En outre, les principes abordent le droit des individus à accéder à leurs renseignements personnels et à modifier ceux-ci, le cas échéant.

La loi fédérale a été mise en œuvre en trois phases. La première phase de la loi est entrée en vigueur le 1er janvier 2001. À l’origine, la loi touchait les organisations de compétence fédérale, comme les banques et transporteurs aériens canadiens, ainsi que les organisations qui recueillent, utilisent ou divulguent des renseignements personnels à des fins lucratives sur le plan interprovincial ou international. Le 1er janvier 2002, la loi a été étendue pour comprendre les renseignements personnels relativement à la santé. Le 1er janvier 2004, la plupart des organisations qui recueillent, utilisent ou divulguent des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités commerciales, peu importe leur taille, ont été assujetties aux dispositions de cette loi.

Législation provinciale

La province de Québec était le premier territoire de compétence en Amérique du Nord à adopter une loi compréhensive sur la protection des renseignements personnels pour le secteur privé. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé établit des pratiques de protection d’information équitables pour les entreprises exploitant leurs activités au Québec.

Le 1er janvier 2004, les provinces de l’Alberta et de la Colombie-Britannique ont adopté leurs propres lois sur la protection des renseignements personnels, à savoir la Personal Information Protection Act de la Colombie-Britannique et la Personal Information Protection Act de l’Alberta.

À mesure que les autres provinces adoptent d’autres lois similaires, les organisations exploitant leurs activités commerciales seront assujetties aux dispositions des lois provinciales à la place de la LPRPDE. Cependant, les échanges et le commerce transfrontaliers, interprovinciaux et internationaux seront toujours soumis à la LPRPDE.

Qu’est-ce que les « renseignements personnels » ?

Les renseignements personnels sont toute information relativement à un être humain vivant et identifiable. Plus précisément, le nom, les coordonnées, la solidité financière, et l’histoire d’achat d’une personne – tout élément d’information que vous pouvez regarder et dire : « ceci renvoie à une personne identifiable ».

Même si le nom ne figure pas, il pourrait s’agir de l’information personnelle. La question est de savoir s’il existe une possibilité raisonnable que quelqu’un puisse être identifié à partir de l’information. Par ailleurs, la nature des renseignements personnels n’a aucune importance. Que ceux-ci soient « secrets » ou de « nature délicate » n’a rien à voir : l’essentiel c’est que les renseignements portent sur la personne en question.

Ceci comprend les renseignements sous toutes ses formes, entre autres :

• l’âge, le nom, les numéros d’identité, les revenus, l’origine ethnique ou le groupe sanguin;
• les opinions, les évaluations, les commentaires, le statut social ou les sanctions disciplinaires;
• les dossiers d’emploi, les dossiers de crédit, l’histoire de prêt, les dossiers médicaux, les intentions (par exemple, l’acquisition des biens ou services, ou le changement d’emploi); et
• les antécédents d’assurance y compris les antécédents de sinistre, le dossier de conduite, le numéro de police et le numéro d’identité de véhicule.

Qu’est-ce qui n’est pas régi par la LPRPDE ou la Personal Information Protection Act (PIPA)?

Il existe certaines situations où la LPRPDE ou la PIPA or PIPA ne sont pas applicables. Voici quelques exemples :

• les renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués par des organisations du gouvernement fédéral répertoriées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• les gouvernements provinciaux ou territoriaux et leurs agents;
• les coordonnées professionnelles – y compris le nom, le titre, l’adresse professionnelle, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur ou l’adresse courriel d’un employé – recueillies, utilisées ou divulguées par une organisation uniquement dans le but de communiquer avec une personne en ce qui concerne son emploi, son entreprise ou sa profession;
• le recueil, l’utilisation ou la divulgation d’un individu des renseignements personnels strictement à des fins personnelles (p. ex., liste de carte de vœux personnelle) et
• le recueil, l’utilisation ou la divulgation d’une organisation des renseignements personnels uniquement à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires.

Politique de confidentialité de la Mutuelle

Principes de protection d’Information équitables

Notre Politique de confidentialité a pour but de protéger les renseignements personnels des clients de la Mutuelle. Ceci comprend les renseignements personnels résidant dans la Mutuelle ainsi que les renseignements personnels fournis à des tiers dans le cadre de l’exploitation des activités commerciales. Afin d’atteindre ce but, la Mutuelle se conforme aux principes suivants :

Responsabilité

La Mutuelle est légalement responsable des renseignements personnels sous son emprise, sa garde ou son contrôle. Un responsable des renseignements personnels désigné est responsable de la conformité de la Mutuelle à la Politique de confidentialité et les procédures en découlant.

Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels sous notre contrôle, qu’ils aient été fournis par vous ou par un tiers, ou que nous fournissions à un tiers à des fins de traitement.
Nous avons établi des politiques et procédures conformes à notre Politique de confidentialité. Un responsable des renseignements personnels veille à ce que nous respections les lois sur la protection des renseignements personnels.
Veuillez cliquer ici pour communiquer avec notre responsable des renseignements personnels si vous avez des questions ou inquiétudes au sujet de la confidentialité.

Détermination de l’objectif

La Mutuelle informera les individus de la motivation du recueil des renseignements personnels avant ou au moment du recueil.

Lorsque vous faites la demande d’un service ou d’un produit, la Mutuelle n’utilisera vos renseignements personnels que pour :

• communiquer avec vous;
• évaluer vos demandes d’assurance, y compris la souscription et l’établissement des tarifs^pour les polices;
• vérifier votre information auprès des agences gouvernementales, des courtiers, des agents, des assureurs, des autres agences d’assurance et bureaux de crédit;
• enquêter sur et régler les sinistres;
• déceler et empêcher la fraude;
• analyser les résultats commerciaux, compiler les statistiques et faire des recherches et du modelage publicitaires et au sujet de la souscription; et
• agir là où la loi l’exige ou l’autorise.

La Mutulle pourrait également proposer et/ou fournir des produits et services qui comblent vos besoins, à moins d’avis contraire. Si nous avons besoin de vos renseignements personnels pour tout autre objectif, nous demanderons votre consentement avant de les utiliser.

Obtention d’un consentement valable et informé

Afin que la La Mutuelle recueille, utilise ou divulgue les renseignements personnels d’un individu, l’individu en question doit en être conscient et donner son consentement, exception faite de certaines circonstances où le consentement n’est pas requis.

Divers

Nous délivrons une police d’assurance à condition que, en plus de donner votre consentement, vous ayez obtenu le consentement de toutes les personnes nommées dans votre police d’assurance pour le recueil, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels, aux fins indiquées ci-dessus.

Obtention du consentement

Vous pouvez vous consentir au recueil, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels, expressément ou implicitement.

Le consentement exprès peut être donné à l’oral ou à l’écrit. Le consentement est donné par l’entremise d’un accord ou d’un geste de la part du client, dans le but d’acquérir ou d’accepter un produit ou service. Par exemple, le consentement exprès oral peut être donné au téléphone. Le consentement exprès, lui, peut être accordé en signant un formulaire de demande ou une entente relativement aux renseignements personnels. Pour ce qui est des gestes, le consentement exprès peut être donné en cliquant un bouton d’acceptation sur un écran d’ordinateur. Dans le cas du consentement exprès oral, la Mutuelle documentera et/ou enregistrera la conversation, spécifiquement le nom, la date et les détails de la conversation en version papier ou électronique au sein de la police ou du dossier de sinistre correspondant afin de le repérer et consulter rapidement au besoin.

Vous donnez votre consentement et nous l’acceptons au moment où vous recevez notre avis de confidentialité ainsi que votre police sans nous informer que vous voulez vous retirer de la totalité ou d’une partie de celle-ci.

Le consentement implicite peut être déduit de la relation entre les parties ou de la nature des opérations entre les parties. Par exemple, lorsque vous donnez vos renseignements personnels à un courtier ou à un agent en assurances dans le but de souscrire une assurance, il est raisonnable de déduire qu’il y a consentement implicite en ce qui concerne la divulgation de cette information à l’assureur afin de combler vos besoins en assurance.

Dans le cas des renseignements personnels de nature très délicate, les rapports médicaux ou les dossiers financiers, comme les déclarations d’impôt, nous demandons votre consentement exprès oral avant de les utiliser.

Qui peut donner son consentement?

Un individu ou un représentant autorisé (comme une personne munie de la procuration ou un tuteur légal) peut donner le consentement. La Mutuelle vérifiera l’autorisation en demandant des pièces d’identité, la motivation de la représentation et, le cas échéant, l’approbation de la représentation par l’individu applicable.

Situations dans lesquelles le consentement n’est pas requis

Dans plusieurs circonstances, la connaissance et le consentement ne sont pas requis en vertu de la loi en ce qui concerne le recueil, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels, comme dans les situations qui suivent :

• Là où le consentement compromettrait l’accessibilité ou l’exactitude des renseignements personnels relativement à la rupture d’une entente ou à la contravention d’une loi, y compris le décèlement et l’empêchement de la fraude;
• la conformité à une assignation à comparaître, à un mandat de perquisition et aux ordonnances d’un tribunal ou d’un gouvernement;
• la transmission des renseignements personnels aux avocats par la Mutuelle conformément à l’obligation contractuelle de la police d’assurance de défendre les actions judiciaires contre l’assuré;
• la divulgation exceptionnelle des renseignements personnels aux autorités compétentes par la Mutuelle en vertu d’une exigence publique dans des affaires d’intérêt public important;
• là où l’individu est un mineur, gravement malade ou mentalement invalide et l’obtention du consentement est impossible ou inappropriée;
• là où les renseignements personnels sont accessibles au public et stipulés par les règlements; et
• là où la loi l’exige.

Retrait de votre consentement:

Conformément à certaines restrictions juridiques et contractuelles, et au préavis raisonnable, vous pourriez refuser ou retirer votre consentement au recueil, à l’utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels en tout temps. Sachez toutefois que le fait de retirer votre consentement pourrait influencer notre capacité de combler vos besoins en assurance.

Limitation du recueil des renseignements personnels

La Mutuelle ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux objectifs mentionnés ci-dessus. Dans ce cas, l’information sera recueillie de manière légale et équitable

Nous ne recueillons que l’information dont nous avons besoin pour faire affaire avec vous. Nous recueillerons l’information de manière ouverte, légale et équitable.

Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la rétention de l’information

La Mutuelle n’utilisera ni divulguera les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins d’avoir le consentement de l’individu ou là où la loi l’exige ou l’autorise. La Mutuelle ne conservera les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces objectifs.

Divers

Il existe des situations spécifiques aux assurances dommages où nous utiliserons, divulguerons et conserverons les renseignements personnels selon les pratiques prudentes de l’industrie de l’assurance. Voici des exemples :

• le partage du risque – le transfert des renseignements personnels à d’autres assureurs et/ou réassureurs;
• les services d’information – la divulgation des renseignements à des fins de souscription, de réclamation, de classification et de tarification;
• les services d’assurance – la divulgation des renseignements personnels aux fournisseurs des biens et services à la Mutuelle, comme les préposés au traitement des données, les gestionnaires de la limitation des pertes et les experts en sinistres; et
• les intermédiaires en assurance – courtiers et agents.

Nous n’utilisons ou divulguons vos renseignements personnels qu’à des objectifs autres que ceux mentionnés antérieurement, à moins d’avoir votre consentement ou là où la loi l’exige. Nous ne conserverons votre information qu’aussi longtemps que nécessaire.

Divulgation des renseignements personnels au sein de la Mutuelle

Seuls les employés ayant des raisons professionnelles légitimes peuvent accéder à vos renseignements personnels. Ceux-ci doivent s’assurer que les renseignements personnels en sa possession sont sécurisés.

Divulgation des renseignements personnels à des courtiers, agents et experts en sinistres tiers

Les tiers, qui comprennent les courtiers, les agents, les enquêteurs privés et les experts en sinistres, sont également assujettis aux lois sur la protection des renseignements personnels. Seules les compagnies ou les personnes autorisées, en fonction de leur besoin d’exercer leurs fonctions selon les objectifs énoncés au principe 2, peuvent se voir divulguer les renseignements personnels.

Période de rétention

Les périodes de rétention des renseignements personnels sont compatibles avec la Politique de rétention de la compagnie, ce qui, à son tour, respecte les exigences légales provinciales et fédérales.

Nous ne conserverons vos renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour que la Mutuelle puisse vous servir ou aussi longtemps que nécessaire à des fins juridiques. À la fin de la période de rétention des renseignements personnels, ceux-ci sont soit détruits soit rendus anonymes soit supprimés du système d’exploitation et archivés dans un lieu sécurisé et à accès limité.

Les renseignements personnels qui ont toujours un objectif déterminé pourraient être conservés indéfiniment, à condition qu’ils soient archivés à l’extérieur de l’environnement opérationnel normal avec une accessibilité plus limitée.

Exactitude

La Mutuelle s’assurera que les renseignements personnels seront aussi exacts, intégraux et à jour que nécessaire afin de combler les objectifs déterminés de leur utilisation.

Nous nous assurerons que vos renseignements personnels sont suffisamment exacts, intégraux et à jour, afin de minimiser la possibilité que l’information inappropriée soit utilisée pour prendre une décision à votre endroit.

Si la Mutuelle a des doutes quant à l’exactitude, à l’intégralité ou à l’opportunité de vos renseignements personnels, nous communiquerons avec vous pour vérifier l’information courante et procéderons à des modifications, au besoin.

S’il n’est pas possible de vérifier vos renseignements personnels, ou nous ne pouvons pas vous joindre, nous ne prendrons aucune mesure, sauf indiquer ces limitations dans votre dossier.

Sauvegardes

La Mutuelle protégera les renseignements personnels en établissant et en exploitant des protections sécuritaires correspondant au degré de sensibilité de l’information conservée et pour empêcher toute activité relativement à l’information.

Responsabilité de la sauvegarde des renseignements personnels

La Mutuelle est responsable de la sauvegarde de vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès sans autorisation, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification, peu importe le format de sauvegarde. La nature de la protection variera selon la sensibilité, la quantité, la distribution, le format et la méthode de sauvegarde de vos renseignements personnels.

Méthodes de sauvegarde

La nature de la protection variera selon la sensibilité, la quantité, la distribution, le format et la méthode de sauvegarde de vos renseignements personnels. Généralement, nous suivons les pratiques ci-dessous :

• les renseignements ne sont jamais laissés à découvert sans surveillance;
• l’accès aux renseignements personnels n’est permis que s’il existe un besoin professionnel légitime;
• les renseignements personnels ne sont pas photocopiés, modifiés, divulgués ou détruits dans le consentement et l’ordonnance spécifiques de l’employé responsable;
• pour ce qui est de l’information fournie à un tiers, seule la partie du dossier contenant l’information nécessaire est donnée au lieu du dossier en entier;
• aucune personne non accompagnée n’aura un accès aux étages où l’information de nature délicate est conservée;
• les mots de passe sont changés périodiquement et ne sont pas partagés en aucune circonstance;
• les dossiers de nature délicate sont séparés et seules les personnes autorisées peuvent y accéder;
• tout le courrier reçu en dehors des heures de bureau est sécurisé dans l’aire du courrier et des fournitures;
• l’information de nature délicate est transférée à des tiers de manière sécurisée; et
• l’information hors site est sauvegardée en lieu sûr.

Les employés de la Mutuelle sont obligés d’être vigilants en ce qui concerne la sauvegarde des renseignements personnels. Nous traitons soigneusement les renseignements personnels de nature délicate, comme les :

• dossiers médicaux/hospitaliers;
• dossiers d’emploi;
• déclarations d’impôt;
• casiers judiciaires; et
• les dossiers financiers.

Information reçue de la part des tiers

Les employés de la Mutuelle sont aussi vigilants avec les renseignements personnels reçus de l’extérieur de la Mutuelle. Le cas échéant, nos employés se conformeront aux normes plus élevées des tiers.

Destruction d’information

Les renseignements personnels qui ne sont plus requis pour son objectif initial et retenus pendant le terme maximal requis seront détruits. supprimés, rendus anonyme ou archivés au site sécurisé à accès limité.

Transparence

Sur demande, la Mutuelle fournira aux individus de l’information sur ses polices et pratiques relativement à la gestion des renseignements personnels et au processus du traitement des plaintes.

Sur demande, la Mutuelle fournira une explication de sa politique en ce qui a trait à la gestion des renseignements personnels. Vous pouvez communiquer avec notre responsable des renseignements personnels si vous avez des questions ou inquiétudes ou si vous désire des renseignements supplémentaires.

Accès des clients

Sur demande, la Mutuelle informera un individu de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de tout renseignement personnel à son endroit. L’individu aura un accès à l’information en question, excepté là où la loi le limite. La Mutuelle modifiera les renseignements personnels au besoin afin d’assurer l’exactitude continue.

Les demandes de divulgation doivent être effectuées par écrit, par télécopieur, par courriel ou par la poste. Nous répondons aux demandes dans un délai de 30 jours.

Il est important de vérifier que la personne demandant l’information est bel et bien la personne en question. Pour cette raison, nous insistons que toutes les demandes soient effectuées par écrit; nos réponses écrites sont acheminées à l’adresse indiquée dans le dossier. Tout traitement alternatif nécessitera la validation obligatoire de l’identité et l’adresse du demandeur.

La Mutuelle aidera toute personne à préparer la demande.

Les réponses seront fournies dans un langage compréhensible accompagné d’une explication adéquate des abréviations ou codes. Sur demande, la Mutuelle fournira un accès aux renseignements personnels dans un format destiné aux personnes ayant des incapacités sensorielles, si la conversion au format en question est raisonnable et nécessaire.

Délais de réponse à la demande

Une réponse sera donnée dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Cependant, si une prolongation est requise, vous recevrez, dans les 30 jours suivant la réception de la demande, un avis de prolongation d’un maximum de 30 jours indiquant les raisons de la prolongation, la nouvelle échéance, ainsi que votre droit de déposer une plainte au sujet de la prolongation auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, ou le cas échéant, auprès du commissariat à la protection de la vie privée provinciale.

Refus d’une demande de divulgation de renseignements personnels

Dans le cas du refus d’une demande de divulgation de renseignements personnels, nous vous fournirons une explication. La personne sera informée de son droit de mettre en cause le refus de la demande auprès du responsable des renseignements personnels de la Mutuelle en vertu du processus de traitement des plaintes [veuillez consulter le principe dix : contestation de la conformité) ou du commissariat à la protection de la vie privée fédérale ou provinciale.

Voici des exemples de raisons acceptables du refus de divulgation des renseignements personnels :

• coûts prohibitifs;
• renseignements personnels contenant de l’information au sujet d’autres personnes qui ne peuvent pas être séparée;
• litiges juridiques et sécuritaires ou raisons de propriété commerciale; et
• la divulgation pourrait raisonnablement menacer la vie ou la sécurité d’une autre personne.

Modification de détails

Si vous démontrez avec succès l’inexactitude ou l’incomplétude des renseignements personnels, la Mutuelle modifiera l’information, le cas échéant (correction, suppression, ajout). Au besoin, l’information modifiée sera transmise à des tiers applicables ayant un accès à l’information en question.

Maintien de fiches

Toutes les modifications dans le cadre de ce processus sont formellement enregistrées accompagnées d’une explication, au besoin.

Si une contestation n’est pas résolue à la satisfaction de l’individu, la Mutuelle enregistrera la substance de la contestation non résolue. Au besoin, l’existence de la contestation non résolue sera transmise à des tiers ayant un accès à l’information en question.

Les renseignements personnels qui font l’objet d’une demande ou qui ont été utilisés pour prendre une décision au sujet d’un particulier seront conservés aussi longtemps que nécessaires pour permettre à celui-ci d’avoir recours aux lois sur la protection de la vie privée en vigueur.

Frais de divulgation des renseignements personnels

Il est possible que nous vous imposions des frais pour accéder à votre information, mais seulement après vous avoir informé du coût approximatif.

Contestation de conformité

La Mutuelle fournira aux particuliers des moyens pour contester la conformité auprès du responsable des renseignements personnels de la Mutuelle.

Reconnaissance et enregistrement d’une plainte ou d’une demande

Si vous croyez en tout temps que nous ne nous conformons pas aux principes de notre Politique de confidentialité, vous pouvez communiquer avec notre responsable des renseignements personnels par écrit.

Pour une demande/plainte au sujet de la protection des renseignements personnels reçue au téléphone : nous fournissons les coordonnées du responsable des renseignements personnels et invitons le particulier de formuler sa demande/plainte par écrit.

Le responsable des renseignements personnels ou la personne désignée reçoit toutes les demandes et plaintes, coordonne les réponses, s’assure que les réponses respectent les exigences en matière de confidentialité et s’assure que les réponses sont opportunes.

Enquêtes

Nous enquêtons sur toutes les plaintes reçues. Si nous déterminons qu’une plainte est justifiée, la Mutuelle essaiera de la résoudre. Au besoin, nous modifions nos politiques et procédures pour nous assurer que d’autres personnes n’éprouvent pas les mêmes inquiétudes.

L’enquête examinera les faits dans le but de comprendre votre plainte :

• nous consulterons le dossier du particulier (information dans la base de données et sur papier);
• nous ferons référence à la Politique de confidentialité et au manuel de procédures;
• nous consulterons les membres du personnel qui traitaient le dossier du particulier; et
• nous consulterons toute autre source de documentation qui pourrait être pertinente.

Reconnaissance et réponse

Si la demande/plainte ne peut pas être résolue immédiatement, nous vous informerons que nous examinons votre demande/plainte et vous aviserons de la date de réponse. Si vous avez des inquiétudes au sujet de notre politique ou de notre traitement de vos renseignements personnels et nous n’avons pas résolu votre problème, nous vous inviterons à communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, ou le cas échéant, le commissariat à la protection de la vie privée provinciale. Notre responsable des renseignements personnels fournira leurs coordonnées sur demande.

Suivi

Le cas échéant, le responsable des renseignements personnels ou la personne désignée communiquera avec vous pour vérifier si votre demande a été résolue à votre satisfaction.

Si la solution signifie que la Mutelle doit modifier ses pratiques et procédures, le responsable des renseignements personnels ou la personne désignée doit donc s’assurer que les modifications sont apportées.

Surveillance des procédures de traitement des plaintes

Périodiquement, le responsable des renseignements personnels ou la personne désignée passera en revue le processus de plaintes pour s’assurer que le processus est équitable, approprié et opportun.

Mises à jour à notre Politique

La Mutuelle cherche toujours à améliorer ou à mettre à jour la communication avec ses clients et à uniformiser ses activités, tout en se conformant aux lois en vigueur. Par conséquent, noter Politique de confidentialité n’est pas forcément un document statique. La Mutuelle donc se réserve le droit de modifier la Politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications entreront en vigueur dans les 10 jours suivant la publication des modifications sur le présent site Web. Pour les renseignements les plus à jour, veuillez consulter ce site Web ou communiquer avec notre responsable des renseignements personnels.

Date de publication de la politique : le mercredi 15 juillet 2009 Mise à jour le 2 avril 2017

Annexe

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Les pouvoirs du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada comprennent ce qui suit :

• le droit de contrôler les pratiques de gestion d’information d’une organisation s’il y a lieu raisonnable de croire que l’organisation en question contrevient aux dispositions sur la confidentialité;
• le droit d’enquêter sur les plaintes déposées au sujet d’une contravention à une disposition de l’Annexe 1 (Code type de la ACN) ou à la législation; et
• le droit de délivrer un rapport pour chaque enquête contenant des conclusions et recommandations.
• La Loi prévoit des amendes d’un maximum de 100 000 $ pour l’interférence avec une enquête ou un contrôle du Commissariat, la destruction des fiches avant la conclusion d’une enquête ou dans le cas où une compagnie congédie ou sanctionne un employé dénonciateur.

Comment communiquer avec le responsable des renseignements personnels

Par écrit:

Responsable des renseignements personnels
Compagnie mutuelle d’incendie de la Colombie-Britannique
9366 200A Street
Langley BC V1M 4B3

Par téléphone/télécopieur :
Tél. : 866.417.2272 ou 604.881.1250
Téléc. : 604.881.1440

Courriel:
privacy@mutualfirebc.com